會展策劃行為離不開市場，策劃者必須以市場為導(dǎo)向，利用各種宣傳、廣告手段，營造商業(yè)氛圍，形成市場聲勢，并利用各種關(guān)系和途徑，建立起龐大的展覽營銷網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行廣泛的市場推廣和招展，最終令目標(biāo)客戶紛紛前來報名參展。在整個活動策劃中，以專業(yè)的展覽服務(wù)，贏得買家和賣家的支持與信賴十分重要.會展策劃原則上是應(yīng)該使80%以上的參展商都達(dá)到參展目的，使70%以上的參觀商都達(dá)到參觀效果為標(biāo)志。
會展策劃是，項綜合性的工程，它所涉及的內(nèi)容是多方面的，一般說來，會展策劃的內(nèi)容有會展的調(diào)查與分析、會展的決策與計劃,會展的運(yùn)作與實(shí)施、會展的效果評價與測定等。
1.會展的調(diào)查與分析
會展的市場調(diào)查是選定會展項目的重要依據(jù)。它是會展策劃的基礎(chǔ)，也是必不可少的第一步。
一股情況下市場調(diào)查要限據(jù)本地、本區(qū)域的經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、地理位置、交通狀況和展覽設(shè)施條件等特點(diǎn)，圍繞市場進(jìn)行調(diào)查。市場調(diào)查的主要內(nèi)容包括會展環(huán)境的調(diào)查、會展企業(yè)情況的調(diào)查、會展項目情況的調(diào)查、會展市場競爭情況的調(diào)以及參觀商、支持協(xié)助單位等情況的調(diào)查。只有在充分了解市場潛力、市場限制以及市場動態(tài)等信息的基礎(chǔ)上，才能有的放矢地進(jìn)行策劃。
2.會展的決策與計劃
做會展決定是一個決策的過程，應(yīng)該掌握一定的決策策略。影響會展決策的要素有營銷需要、市場條件、營銷方式、內(nèi)部條件等，會展的決策與計劃應(yīng)從分析決策的要素入手，確定會展的基本目標(biāo)、集體目標(biāo)和管理目標(biāo)，然后決定展覽的戰(zhàn)略安排、市場安排、方式安排等。
3.會展的運(yùn)作與實(shí)施
會展的運(yùn)作與實(shí)施是進(jìn)行會展的中心環(huán)節(jié)，也是會展策劃的重心之所在。在這個階段，會展策劃人員恨據(jù)《會展策劃書》的計劃與安排進(jìn)行廣告宣傳工作、組織招展工作、會展設(shè)計工作以及會展活動相關(guān)策劃等具休安排會展的工作方案。
會展宣傳的主要方式包括媒體廣告和戶外廣告。媒體廣告(包括專業(yè)媒體，如報紙、雜志、網(wǎng)站等;大眾媒體，電視、電臺、主導(dǎo)性報紙等)，主辦者可以圍繞不同的會展特點(diǎn)和亮點(diǎn)來進(jìn)行宣傳:除此之外，還可以通過新聞發(fā)布會、行業(yè)研討會等形式來傳播展會信息。戶外廣告，則是利用客流量較大的公共場所，以海報、燈箱、廣告牌、宣傳布幅、彩旗等形式，進(jìn)行宣傳。
組織招展工作要求充分宣傳、認(rèn)真選擇。在招展的準(zhǔn)備階段，需要建立潛在客戶名單，設(shè)計并發(fā)放參展說明書，熟知參展中的知識產(chǎn)權(quán)問題等。
展覽工作籌劃的步驟一般為:第一，按實(shí)際需要將工作分為招展組團(tuán)、設(shè)計施工、展品運(yùn)輸、宣傳聯(lián)絡(luò)、行政后勤、展臺工作、后續(xù)工作等幾大類;第二.在各大類之下詳細(xì)列明具休事項;第三.弄清工作之間的關(guān)系:第四，要定期建材工作進(jìn)度和質(zhì)量，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題，以保證整體工作協(xié)調(diào)正常運(yùn)作。
4.會展的效果評價與測定
計劃、實(shí)施、評佑，是現(xiàn)代經(jīng)營管理的三個步驟。會展的效果評價與測定是全面驗證會展策劃實(shí)施情況必不可少的工作。當(dāng)整個會展策劃、實(shí)施工作結(jié)束后，會展人員應(yīng)及時進(jìn)行評估，總結(jié)經(jīng)驗，尋找問題，并寫出評估測定工作總結(jié)報告，為以后會展工作準(zhǔn)備可借鑒的歷史參考文獻(xiàn)，不斷提高會展策劃的水平。
會展評估工作一般可分為以下兩個方面:-是對展覽環(huán)境、對展覽籌辦工作及展覽后臺工作的評估，這一部分工作在展覽會結(jié)束時完成;二是對展臺工作及展覽前臺工作進(jìn)行評估估，這一部分比較復(fù)雜，先在展覽會結(jié)束時針對展臺工作進(jìn)行評估，然后在展覽的后續(xù)工作過程中，跟蹤評估。
