展會(huì)活動(dòng)策劃基本流程如下：
一、成立展會(huì)活動(dòng)策劃工作小組
二、展會(huì)活動(dòng)策劃前進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查與分析
會(huì)展市場(chǎng)調(diào)查與分析是會(huì)展活動(dòng)策劃的基礎(chǔ)。其針對(duì)的內(nèi)容也十分廣泛，主要包括五個(gè)方面：1.產(chǎn)業(yè)環(huán)境;2.目標(biāo)市場(chǎng);3.政策法規(guī);4.同類(lèi)會(huì)展;5.自身資源。
三、制定會(huì)展項(xiàng)目的行動(dòng)方案
制定一個(gè)統(tǒng)籌兼顧的方案是會(huì)展項(xiàng)目順利開(kāi)展的重要前提，選擇合適的時(shí)間，合適的地點(diǎn)，并做到兩者的合理搭配，是方案必須注意的內(nèi)容。
會(huì)展活動(dòng)策劃方案具體化，應(yīng)形成一個(gè)可供操作的具體措施。其間得需明確以下內(nèi)容：會(huì)展項(xiàng)目的目標(biāo)、實(shí)現(xiàn)會(huì)展項(xiàng)目目標(biāo)的環(huán)境、會(huì)展項(xiàng)目營(yíng)銷(xiāo)戰(zhàn)略要素、會(huì)展相關(guān)活動(dòng)的開(kāi)展、會(huì)展策劃方案的效果與評(píng)估、會(huì)展策劃方案實(shí)施的附加條件。
設(shè)計(jì)行動(dòng)日程表也是必不可缺少的一環(huán)。會(huì)展項(xiàng)目的行動(dòng)日程必須精心設(shè)計(jì)，策劃方案的制作、方案的實(shí)施不得延誤，每個(gè)步驟的開(kāi)始和結(jié)束都應(yīng)有時(shí)間的規(guī)定和限制，以保證方案的實(shí)施能夠順利進(jìn)行，否則就會(huì)嚴(yán)重影響會(huì)展的成功舉辦。
四、制定展會(huì)活動(dòng)策劃預(yù)算方案
制定一份制定展會(huì)活動(dòng)策劃預(yù)算方案一般包括的內(nèi)容有以下幾個(gè)方面：
場(chǎng)地費(fèi)用、行政管理費(fèi)用、宣傳推廣費(fèi)用、招展、招商費(fèi)用、相關(guān)活動(dòng)經(jīng)費(fèi)、其他。
會(huì)展項(xiàng)目收入來(lái)源：
會(huì)務(wù)費(fèi)或展位費(fèi)收入、門(mén)票收入、企業(yè)贊助收入、廣告位租賃費(fèi)用收入(宣傳費(fèi)用收入)、其他。
五、撰寫(xiě)項(xiàng)目活動(dòng)策劃方案
撰寫(xiě)會(huì)展項(xiàng)目活動(dòng)策劃方案就是將策劃的最終成果整理成書(shū)面材料，即策劃書(shū)，也稱(chēng)企劃案，其主體內(nèi)容包括現(xiàn)狀或背景介紹、分析、目標(biāo)、戰(zhàn)略、戰(zhàn)術(shù)或行動(dòng)方案、效益預(yù)測(cè)、控制和應(yīng)急措施，各部分內(nèi)容可因具體要求不同而詳細(xì)程度不一。其可涵蓋內(nèi)容如可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目意向書(shū)、項(xiàng)目建議書(shū)以及廣告策劃書(shū)、宣傳手冊(cè)等圍繞某次展前、展中以及展后的所有策劃文案。
六、對(duì)展會(huì)活動(dòng)策劃進(jìn)行評(píng)估與修正
展會(huì)活動(dòng)策劃的評(píng)估與修正的內(nèi)容主要包括項(xiàng)目評(píng)估、階段考評(píng)、最終考評(píng)和反饋改進(jìn)等內(nèi)容。
展會(huì)活動(dòng)策劃的五個(gè)特點(diǎn)如下：
展會(huì)活動(dòng)策劃的特點(diǎn)一、傳播效果的直觀性
展會(huì)活動(dòng)策劃是一種直觀、形象和生動(dòng)的傳播方式。展會(huì)活動(dòng)策劃主要以實(shí)物展出為主，同時(shí)輔以現(xiàn)場(chǎng)演示或?qū)Ｈ酥v解操作，從而使參觀者對(duì)展品有深刻的印象，增強(qiáng)公眾對(duì)產(chǎn)品、社會(huì)組織的可信度。
展會(huì)活動(dòng)策劃的特點(diǎn)二、傳播方式的復(fù)合性
所謂傳播方式的復(fù)合性是指同時(shí)使用多種媒介進(jìn)行交又混合傳播。
包括:①實(shí)物媒介，如展品、模型、實(shí)物展示、展臺(tái)及展廳布置;②文字媒介，如印刷宣傳資料、組織或產(chǎn)品介紹資料、展品的文字注釋等;③聲音媒介，如講解、交談、廣播錄音或現(xiàn)場(chǎng)廣播;④圖像資料，如各種幻燈片、照片、錄像等;⑤人體媒介，如主持展覽的各種服務(wù)人員、禮儀人員等。
展會(huì)活動(dòng)策劃的特點(diǎn)三、溝通方式的高度集中性
展會(huì)活動(dòng)策劃可以集中許多行業(yè)的不同展品，也可以集中全國(guó)甚至全世界各種品牌的同類(lèi)產(chǎn)品，這就為參觀者提供了更多的方便和選擇余地，節(jié)省了參觀者的大量時(shí)間和費(fèi)用。同時(shí)也為參展者樹(shù)立形象、打開(kāi)產(chǎn)品銷(xiāo)路提供了條件。
展會(huì)活動(dòng)策劃的特點(diǎn)四、與公眾溝通的雙向性
展會(huì)活動(dòng)策劃給社會(huì)組織提供了和公眾直接接觸、相互交流的機(jī)會(huì)，一方面組織通過(guò)展覽會(huì)，向公眾介紹自己的產(chǎn)品、創(chuàng)新發(fā)明;另一方面通過(guò)與公眾的治談、討論、咨詢(xún)，或者對(duì)產(chǎn)品提出改進(jìn)意見(jiàn)等方式反饋信息，促進(jìn)組織改進(jìn)自身的經(jīng)管與管理，提高自身的創(chuàng)新能力，開(kāi)發(fā)更多的新產(chǎn)品，為消費(fèi)者服務(wù)。
展會(huì)活動(dòng)策劃的特點(diǎn)五、活動(dòng)的新聞性
各類(lèi)展會(huì)活動(dòng)策劃，特別是大型展覽會(huì)，往往是新聞媒體報(bào)道的熱點(diǎn)話(huà)題。展覽會(huì)一般都預(yù)先做廣告、搞宣傳，開(kāi)幕時(shí)，還會(huì)邀請(qǐng)各級(jí)政府官員、知名人士前來(lái)祝賀。參展單位可以利用展覽會(huì)制造新聞、擴(kuò)大影響，并利用這一機(jī)會(huì)與新聞界搞好關(guān)系。
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