展覽營銷方案是實施展覽營銷具體工作時的行動綱領(lǐng)，對展覽營銷工作的效果將產(chǎn)生直接的影響。展覽組織機構(gòu)應(yīng)當(dāng)在展覽營銷方案的編制上做好充足的準(zhǔn)備，為展覽營銷工作的順利展開奠定良好的基礎(chǔ)。以下是我國通過IS09000認(rèn)證展覽公司所編制的展覽營銷方案基本流程圖。
一、行業(yè)調(diào)研
1.項目立項前需經(jīng)行業(yè)的整體調(diào)研，對當(dāng)年國內(nèi)同類、同主題展覽的基本情況有詳細(xì)的了解，避兔展覽營銷定位的盲目性。
2．根據(jù)地方資源情況，確定該項目營銷的發(fā)展規(guī)劃與預(yù)期目標(biāo)。
3．超前規(guī)劃，為展覽項目的可持續(xù)發(fā)展預(yù)留空間。
一般新展覽項目的營銷調(diào)研應(yīng)在展會前12~8個月展開。
二、收集數(shù)據(jù)
1．利用行業(yè)的展覽與會議廣泛收集參展商和觀眾的數(shù)據(jù)，并整理分類，以備項目實施的檢索。
2．利用網(wǎng)絡(luò)收集專業(yè)網(wǎng)站的數(shù)據(jù)信息，整理分類，編人數(shù)據(jù)庫。
3．加強與行業(yè)協(xié)會、展覽公司和相關(guān)團(tuán)體的數(shù)據(jù)交換及數(shù)據(jù)共享，擴大數(shù)據(jù)采集源。
4．對競爭項目進(jìn)行嚴(yán)密的信息跟蹤與數(shù)據(jù)收集。
三、市場分析
1．參加項目相關(guān)的展覽和其他活動后形成書面匯報，提出對營銷市場的認(rèn)識、分析與營銷建議。
2．定期對各渠道收集的行業(yè)資料進(jìn)行定性或定量的分析。
3．通過網(wǎng)絡(luò)及專業(yè)媒體對行業(yè)發(fā)展動態(tài)和趨勢進(jìn)行分析與評估。
四、立項報批
1．通過行業(yè)調(diào)研、收集數(shù)據(jù)及市場分析流程后所確定的展覽營銷項目方可進(jìn)行立項。
2．立項的展覽營銷項目應(yīng)先期制定總體規(guī)劃并標(biāo)明以下內(nèi)容：活動的名稱、時間、地點、主辦單位、承辦單位、支持單位、活動內(nèi)容、活動范圍以及活動開展條件的簡要分析。
五、宣傳策劃
1．匯集經(jīng)批準(zhǔn)項目的相關(guān)材料副件送展覽宣傳策劃部門進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃。
2．匯集展覽營銷部門與財務(wù)部門針對項目的要求與經(jīng)費預(yù)算，提出宣傳的建議與設(shè)想。
3．向職能部門反饋宣傳內(nèi)容與方式的效果及市場營銷意見。
六、制定方案
1．匯集經(jīng)批準(zhǔn)的相關(guān)材料副件送工程部進(jìn)行展位規(guī)劃。
2．?dāng)M訂招展招商的基本行業(yè)定位、價格、策略與備用方案。
3．詳細(xì)方案報主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)實施。
七、招展招商方式
1．招展方式
（1）直接招展
·國際性展覽需提前12個月招展，國內(nèi)展覽提前6～12個月招展。
·郵寄招展資料。
·通過傳真和電子郵件發(fā)送招展資料。
·利用電話一對一方式招展。
·拜訪重要客戶、展團(tuán)、組展單位。
·組織新聞發(fā)布會，參加全國性同類展覽進(jìn)行營銷。
（2）間接招展
·通過專業(yè)報刊發(fā)布廣告信息招展。
·通過互聯(lián)網(wǎng)站發(fā)布廣告。
·通過政府主管、行業(yè)協(xié)會、協(xié)作單位進(jìn)行招展。
（3）玳理指定
·展覽組織機構(gòu)按展覽項目方案實施要求指定代理授權(quán)。
·展覽招展代理的指定，應(yīng)實施公開、公平、公正的原則。
·指定的招展代理應(yīng)以合同形式確定權(quán)利、義務(wù)與責(zé)任。
·指定的代理不能履行承諾時滁根據(jù)合同內(nèi)容承擔(dān)責(zé)任外，將不再考慮其今后指定代理的候選資格。
2．招商方式
（1）直接招商
·國際性展覽提前12個月進(jìn)行觀眾組織，國內(nèi)展覽提前6～12個月進(jìn)行觀眾組織。
·郵寄展覽的相關(guān)資料與招商函。
·通過傳真和電子郵件發(fā)送招商資料。
·拜訪重要采購客戶、商會、采購團(tuán)體。
·組織新聞發(fā)布會，參加全國性同類展覽實施招商。
（2）間接招商
·通過專業(yè)報刊、雜志發(fā)布廣告招商信息。
·通過互聯(lián)網(wǎng)站發(fā)布招商廣告并接受網(wǎng)上招商報名受理。
·通過駐外機構(gòu)、行業(yè)協(xié)會、協(xié)作單位進(jìn)行招商。
八、現(xiàn)場服務(wù)
1．提供參展商和觀眾參展過程中的咨詢服務(wù)。
2．進(jìn)行觀眾的登記。
3．現(xiàn)場的參展商和觀眾的協(xié)調(diào)與動態(tài)管理。
4．配合參展商進(jìn)行在展覽現(xiàn)場中的產(chǎn)品推廣活動。
5．對參展商和觀眾進(jìn)行展覽服務(wù)相關(guān)內(nèi)容的問卷調(diào)查。
6．配合參展商組織新聞發(fā)布會。
7．提供參展商要求且展覽組織機構(gòu)有能力實施的相關(guān)服務(wù)。
8．進(jìn)行下屆展覽的宣傳與展位預(yù)登記，向目標(biāo)客戶發(fā)放下屆展覽資料。
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