會(huì)展項(xiàng)目，特別是規(guī)模較大、級(jí)別較高的項(xiàng)目，還應(yīng)當(dāng)列入政府的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展計(jì)劃。會(huì)展項(xiàng)目經(jīng)過實(shí)施組織工作的決策者和政府有關(guān)部門的批準(zhǔn)，并列入項(xiàng)目實(shí)施組織或者政府計(jì)劃的過程，就叫做立項(xiàng)。會(huì)展項(xiàng)目的立項(xiàng)策劃，實(shí)際上就是對(duì)一個(gè)具體的展覽展示所涉及的一系列事項(xiàng)進(jìn)行初步的規(guī)劃和設(shè)計(jì)，確定其基本的框架。在策劃中需要確定的內(nèi)容主要包括以下方面。
　　
　　1、會(huì)展項(xiàng)目的名稱
　　
　　通常會(huì)展的名稱有三部分組成：一是基本部分，用于說明會(huì)展的性質(zhì)和特征，如博覽會(huì)、論壇、展覽會(huì)、交易會(huì)、交流會(huì)、展銷會(huì)等等；二是限定部分，主要用于說明展覽展示舉辦的時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模以及內(nèi)容等形式，如“1999年中國(guó)昆明世界園藝博覽會(huì)”中“博覽會(huì)”之前的部分說明了該會(huì)展的舉辦時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模和內(nèi)容，屬于名稱的限定部分；三是附屬部分，是限定部分的補(bǔ)充，用于具體說明會(huì)展的時(shí)間、地點(diǎn)等細(xì)節(jié)，可以是具體舉辦日期、地點(diǎn)、組織單位的名稱或會(huì)展的縮寫等。
　　
　　2、會(huì)展的舉辦地點(diǎn)
　　
　　會(huì)展舉辦地點(diǎn)的策劃是由粗到細(xì)逐步確定的。首先要確定在什么地區(qū)或國(guó)家舉辦，這與會(huì)展的性質(zhì)、定位、會(huì)展所涉及的產(chǎn)業(yè)和行業(yè)等因素有關(guān)。其次要決定在什么城市舉辦，如為貿(mào)易性的展覽作策劃，最好選擇在廣州、上海等對(duì)外廾放程度比較高的東部沿海城市。最后要決定在該城市的什么會(huì)場(chǎng)或展館舉辦，這也要綜合考慮會(huì)展所涉及的行業(yè)、定位等因素，尤其要考慮該項(xiàng)目的成本預(yù)算。
　　
　　3、會(huì)展的時(shí)間安排
　　
　　由于會(huì)展的日程安排往往具有不可更改性，因此展覽展示的時(shí)間安排，尤其是籌備時(shí)間安排策劃，就顯得十分重要。嚴(yán)格的時(shí)間安排和工作日程，是一個(gè)會(huì)展項(xiàng)目成功舉辦的前扌是。不僅每項(xiàng)工作都要有明確的工作期限，而且必須要有總協(xié)調(diào)人及具體辦事人或聯(lián)系人，同時(shí)還要有應(yīng)急準(zhǔn)備，并定期對(duì)照檢查、及時(shí)調(diào)，以便及時(shí)反應(yīng)。
　　
　　4、會(huì)展的舉辦機(jī)構(gòu)
　　
　　會(huì)展的舉辦機(jī)構(gòu)一包括主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位、支持（后援）單位等類別。主辦單位是指具有國(guó)家主管部門批準(zhǔn)的有報(bào)批會(huì)展項(xiàng)目質(zhì)的單位；承辦單位是指雖沒有報(bào)批會(huì)展項(xiàng)目質(zhì)，但同主辦單位一樣具有招商、招展能力和舉辦會(huì)展的民事責(zé)任承擔(dān)能力，設(shè)有專門從事辦理會(huì)展的部門并有相應(yīng)的專業(yè)工作人員，且具有完善的辦理會(huì)展規(guī)章制度的單位；協(xié)辦單位是指協(xié)助主辦或承辦單位負(fù)責(zé)會(huì)展的部分策劃和組織工作的單位，其任務(wù)比較集中于部分的招展、招商和宣傳推廣工作；支持單位一是對(duì)會(huì)展起直接或間接支持作用的單位，有時(shí)也會(huì)承擔(dān)一些招展、招商和宣傳工作。其中承辦單位是直接策劃、組織會(huì)展的單位，因此往往是會(huì)展有關(guān)機(jī)構(gòu)中的核心單位。
　　
　　5、會(huì)展的規(guī)模和目標(biāo)
　　
　　無論是會(huì)議還是展覽，從定性的角度看，其規(guī)模一都可分為國(guó)際、國(guó)內(nèi)、地區(qū)和地方四個(gè)種類。此外，展覽還更強(qiáng)調(diào)從定量角度確定規(guī)模，即注重展出的面積、參展單位及展覽的專業(yè)觀眾數(shù)量等指標(biāo)。由于展覽展示的規(guī)模與其項(xiàng)目要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)相關(guān)，因此會(huì)展的目標(biāo)也是在立項(xiàng)策劃中需確定的內(nèi)容。
　　
　　6、展覽中要展示的商品的范圍
　　
　　此項(xiàng)并非展覽立項(xiàng)中的必選內(nèi)容，但在展覽立項(xiàng)中，必須確定展覽中要展示的商品的范圍。首先，要展示的商品應(yīng)是與展覽會(huì)目標(biāo)相一致，并且能夠體現(xiàn)展覽會(huì)目標(biāo)的。其次，展品范圍還要根據(jù)展覽會(huì)涉及的產(chǎn)業(yè)或行業(yè)范圍進(jìn)行調(diào)。如舉辦貿(mào)易性的展覽會(huì)，展品范圍就需要包括很多種類，而針對(duì)某種產(chǎn)品的專業(yè)展覽。
　　
　　7、會(huì)展的招展、招商和宣傳推廣計(jì)劃
　　
　　會(huì)議尤其是展覽的招展、招商和宣傳推廣工作實(shí)際是會(huì)展項(xiàng)目實(shí)施過程的重要組成部分，需要專門進(jìn)行策劃和安排，但在立項(xiàng)策劃時(shí)必須有所考慮，形成基本的框架。如可以從國(guó)際、國(guó)內(nèi)和網(wǎng)絡(luò)三種渠道進(jìn)行招展招商，也可以通過對(duì)國(guó)內(nèi)外記者的新聞報(bào)道安排、對(duì)外廣告、其至與會(huì)展相關(guān)的環(huán)境宣傳等手段加強(qiáng)宣傳推廣工作。要注意的是，這是與會(huì)展的對(duì)象，即與會(huì)者、參展商及一參觀者之間的溝通，因此必須注重與目標(biāo)客戶之間的雙向信息交流，以掌握一手料。
　　
　　8、會(huì)展的進(jìn)度計(jì)劃和現(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃
　　
　　會(huì)展項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃是指在時(shí)間安排上對(duì)會(huì)展的各項(xiàng)工作作出統(tǒng)籌規(guī)劃?，F(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃是指在會(huì)展廾幕后的會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行有效管理的計(jì)劃，包括布展管理計(jì)劃（展覽項(xiàng)目中必備）、廾幕計(jì)劃、會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)工作計(jì)劃和撤展管理計(jì)劃等。立項(xiàng)策劃的任務(wù)，就是要對(duì)會(huì)展項(xiàng)目的進(jìn)度進(jìn)行初步的計(jì)劃，并充分考慮會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)的管理工作，以初步考察項(xiàng)目各方面策劃的可行性。
　　
　　9、會(huì)展的相關(guān)活動(dòng)計(jì)劃
　　
　　會(huì)展的相關(guān)活動(dòng)是指如新聞發(fā)布會(huì)、論壇、研討會(huì)等配合展覽展示舉辦的重要會(huì)議，以及如表演等其他的相關(guān)活動(dòng)。在立項(xiàng)策劃中必須預(yù)先考慮這些活動(dòng)并作出初步計(jì)劃。