直郵信函的撰寫是能否取得展覽展示營銷成效的最直接和最重要的因素，正確撰寫有效的信函，能使直郵的展覽營銷獲得“事半功倍”的效果，基本步驟如下：
1、信首與信尾
信首與信尾不宜含有大量營銷信息，過量的營銷信息容易分散目標(biāo)客戶的注意力，降低對(duì)重要信息的識(shí)別率。因此，信首應(yīng)盡量筒潔并讓目標(biāo)客戶感到親切與被尊重。信尾則可傳遞一些筒短的展覽服務(wù)信息。
2、篇幅
信函篇幅的原則是力求筒潔，切忌重復(fù)羅嗦，這應(yīng)貫穿于直郵的各個(gè)方面。
3、使用間候語
恰當(dāng)使用間候語并關(guān)注收件人的感受是激發(fā)收件人的熱情、繼續(xù)進(jìn)行有效的溝涌，也是增強(qiáng)親和力的主要方式。
4、使用標(biāo)題
展覽營銷主要任務(wù)是銷售展位與服務(wù)，因此，激發(fā)目標(biāo)客戶閱讀興趣的標(biāo)題是直郵營銷成功的關(guān)鍵，要在展覽展示營銷中融入貼心服務(wù)，使目標(biāo)客戶了解預(yù)期效益。
5、使用小標(biāo)題
小標(biāo)題是對(duì)每段內(nèi)容的濃縮。將正文分成易讀的段落，并給每段加上小標(biāo)題，方便目標(biāo)客戶從中選擇所需的信息。
6、下劃線和黑體字
在信函中使用下劃線和黑體字可以起到強(qiáng)調(diào)重要部分的內(nèi)容，引起目標(biāo)客戶的高度關(guān)注的作用。但頻繁使用會(huì)降低體效果并影響信函的潔度。
7、使用色彩
色彩的使用可以使信函美觀，體現(xiàn)展覽展示組織的理念和風(fēng)格，色彩需與展覽與服務(wù)的形象基調(diào)保持基本一致與和諧。與下劃線和黑體字的使用效果相同，不宜過于頻繁使用色彩。
8、寫作風(fēng)格
熟練運(yùn)用寫作技巧能提高郵件的可讀性和反饋率。力圖做到：
．首起段落要具有創(chuàng)意；
．寫作語氣要具親和力；
．明確信函的期望值；
．讓目標(biāo)客戶體驗(yàn)價(jià)值與尊重；
．寫作的敘事結(jié)構(gòu)要清晰。