一、會展項目計劃
制定會展計劃是會展項目的主要工作，即項目組織根據項目目標對執(zhí)行項目中的各項工作任務作出的周密安排，主要是從時間上進行總體的規(guī)劃，從而使會展企業(yè)和客戶在有限的成本約束下，發(fā)揮最大的資源效率。
1、建立會展目標體系
建立會展目標體系是指分解會展的總目標，明確參展商的類型、層次和數量，觀展商的類別、購買力水平、數量等，以及企業(yè)的服務應該達到哪些標準，協(xié)調好會展企業(yè)、參展商以及觀眾的需求，并設定目標優(yōu)先順序，形成層次性的目標體系。
2、界定會展項目工作范圍
界定會展項目工作范圍是指圍繞目標體系形成具體的工作任務，一是預計每項工作的具體任務從開始到完成所需要的時間；二是考慮哪些任務可以并行，哪些任務是銜接進行的，計算完成所有的任務需要的時間，但要保證一定的時間寬余度，以預防意外事情的發(fā)生。
在這個基礎上可以形成一個會展項目甘特圖。甘特圖是亨利·甘特在1917年開發(fā)的一種管理工具和方法。它基本上是一種線條圖，橫軸表示時間，縱軸表示要安排的活動，線條表示在整個期間上計劃的和實際的活動完成情況。甘特圖直觀地表明任務計劃在什么時候進行，以及實際進展與計劃要求的對比。
二、會展項目實施
1、選擇合作伙伴
選擇合作伙伴就是挑選和指定服務承包商。其范圍包括：建筑設計師、展位搭建公司、貨物運輸代理商、旅游公司、媒體合作伙伴、臨時雇員、印刷廠和其他服務提供商。
在招標進行的前期篩選過程中，必須重點考察服務承包商的以下內容：在指定時間內是否有滿足會展規(guī)模服務的能力；是否有充足的工作經驗和積極的服務態(tài)度；是否有具備相關技能的人力資源；是否有足夠的高質量材料等。
在為每一項所需服務選擇了3—6家承包商之后，就應進行招標。招標文件應覆蓋將分包出去的所有工作，應對投標者的報價加以仔細審查和比較。確定承包商之后，為了妥善保證這些外包工作的順利進行和完成，與承包商合作關系的管理是一項非常重要的工作。要注意以下事項：
?。?）組織者應向承包商提供關于會展的一般性信息、會展場所、參展商目錄、訂單的定期更新資料；
?。?）定期進行合作會談；
（3）所有承包商采取的任何措施都需征得組織者的同意，不得單方面行動；
?。?）安排參展商和承包商之間的直接商談需征得組織者的同意；
?。?）合作制定相應的時間表；
?。?）在會展開幕前應對服務的質量進行最終的審查；
?。?）費用的支付應在合同中標明并嚴格履行。
2、現場管理
在會展項目實施的過程中涉及專業(yè)不同的技術工作，如會展地點的基礎設施、展示空間設計、展位搭建等技術管理工作等。
（1）技術基礎設施的準備工作。應該與場地所有者、承辦商的設計師和指定的承包商一起對租用場地的所有現有設施（包括戶外區(qū)域）進行檢查，主要檢查內容有：通信設施；登記區(qū)域、會議室、商務中心等；開幕式場地；戶外區(qū)域的外表協(xié)調性；人口條件、屋頂的高度、柱子的位置和大小及地面負載能力；水、電和壓縮空氣供應；洗手間設施；治安條例及場地所有者制定的需要遵守的有關規(guī)定；會展組織者的廣告和商業(yè)廣告的空間；關稅規(guī)定和關稅辦公室；必要的保險；飲食區(qū)餐館；公共交通和出租車的地點等。
?。?）展廳和戶外區(qū)域的分配。會展所需場地必須以最有效的方式加以分配，會展組織者手中的場地稱為“毛區(qū)域”，出售給參展商的所有場地稱為“凈區(qū)域”。
毛區(qū)域通常分為以下幾塊：參展商展位，承辦商區(qū)域，及公共區(qū)域如走廊、人口、會議場所等。分配場地給參展商，應盡可能滿足參展商的愿望；最終展廳布局需征得場地所有者的同意，將通過各種出版物加以分送，并將被用于制作展區(qū)指示圖。
?。?）選擇符合承辦商需要的建筑材料。建筑材料的選擇取決于會展的檔次和預期標準，材料一般應可重復使用，因而要求易于儲存和易于拆裝。
?。?）與場地所有者的合作。主要涉及以下幾個方面的問題：
①預定搭建和拆卸時間；
②簽訂關于加班工作的協(xié)議；
?、厶峁╇娫春碗娐返幕緢D樣；
?、芩㈦姾屯ㄐ旁O施的基本供應；
⑤商務中心登記、餐飲服務；
?、拚刮坏脑O置需經組織者和場地所有者的同意；
⑦組織者的整體會展布局也需征得場地所有者的同意，主要是遵守相關規(guī)章制度，注意展位區(qū)域的寬度、高度和承重等；
?、嗳绻瑫r舉行幾個會展，還要與其他會展組織者和場地所有者協(xié)商。
?。?）現場技術管理。參展商的所有展位建造訂單（展位整體構架、展位個體設計、展位附加設備和其他服務）都將由組織者收集和出具發(fā)票。隨后所有訂單都將及時轉交給展位建造承包商，展位建造承包商將準備一份更加詳盡的草圖和定制材料的名單。展位建造承包商，還在組織者和他的設計師指導下負責展區(qū)的一般性裝修，組織者希望能借助其經驗提出關于裝修的可行性建議以及節(jié)約成本的可能性。
承包商必須告知組織者準備工作的最新進展，并向他通報需要澄清的細節(jié)問題，如能否及時完成，或可能出現延遲；組織者也須向承包商定期傳達重要信息；承包商在與組織者的共同合作下完成搭建工作，但是不能擅自作出任何決定。通常來說任何一方均不得單方面采取行動。
3、會展現場服務
參展工作是由管理、策劃、實施、服務、展臺設計與搭建等多方面的特定工作有機結合在一起的一個整體。這些工作相互作用、相互依賴，任何一項工作的欠缺或不正常都會導致整個系統(tǒng)運作的失調。因此，廣義上的會展服務，既包括發(fā)生在展覽現場的租賃、廣告、保安、清潔、展品運輸、倉儲、展位搭建等專業(yè)服務，也包括餐飲、旅游、住宿、交通、運輸等相關行業(yè)的配套服務。
當今科學技術迅猛發(fā)展，產品的更新?lián)Q代不斷升級，商家在“以質取勝”的同時還要提升服務水平。在參加各色會展時，面對鋪天蓋地的廣告宣傳攻勢和五花八門的促銷手段，商家要想戰(zhàn)勝競爭對手，保持和擴大市場份額，會展服務質量的高低就是直接影響到企業(yè)參展目標實現與否的關鍵。一個成功的會展，除了要擁有一定數量和質量的參展商和觀眾以外，還必須要具有優(yōu)質的會展服務。
4、會展相關活動
會展相關活動策劃是指為創(chuàng)造會展現場氣氛或豐富會展的功能而在會展舉辦的各種活動的設計方案，這些活動與會展融為一體，成為整個會展的重要組成部分。這些活動主要在會展舉辦地舉行，活動組織者可以是辦展機構、參展企業(yè)或者有關單位。
會展相關活動是指與會展同時舉辦的技術交流會、專業(yè)研討會、產品發(fā)布會、行業(yè)會議及其他活動。這些活動能滿足參展企業(yè)與專業(yè)觀眾達成交易、獲得信息等多種需求；對于辦展企業(yè)而言，也能使會展的影響力、知名度提高，作用很大。這主要表現在以下四個方面：
?。?）增強會展的貿易功能
在會展現場，參展商與買家接觸的時間是極為有限的，對于新產品、新客戶而言，產品推介會、產品訂貨會、項目招標會等都是極為有效的活動，可以為參展商與專業(yè)買家建立更廣泛的交易平臺。
（2）豐富會展的信息功能
現代會展信息交流的功能越來越突出，在會展舉辦期間舉行一些專業(yè)研討會、技術交流會、行業(yè)會議等，邀請有關專家、學者與行業(yè)權威人士作演講與講座等，都能將行業(yè)發(fā)展的前沿信息傳送給觀眾，極大地豐富會展的信息傳播功能。
?。?）擴大會展的影響力與知名度
會展期間，通過舉辦技術交流會、專業(yè)研討會、行業(yè)會議等，邀請大量業(yè)內專業(yè)人士到會研討，舉辦講座，可以增強會展的影響力與知名度，體現出專業(yè)色彩。
?。?）吸引更多的潛在參展商與潛在觀眾策劃豐富多彩的各種活動，不僅能活躍現場氣氛，增強人氣，調動觀眾的積極性，更主要的是可吸引更多的參展商與觀眾到場。
