怎樣寫(xiě)會(huì)議策劃流程
步驟/方法一、會(huì)前籌劃
▲確定會(huì)議主題→確定議事日程→確定參會(huì)人選
▲會(huì)前通知：通知參會(huì)人員
方式：電話(huà)通知或書(shū)面通知
內(nèi)容：時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員范圍、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)期、報(bào)到地點(diǎn)、要求（筆記等）
注意：通知后需落實(shí)有關(guān)負(fù)責(zé)人是否收到，并及時(shí)記錄
→確定最后參會(huì)人員
統(tǒng)計(jì)制作參會(huì)人員名單，包括參會(huì)人員所屬區(qū)域、姓名、性別、職務(wù)，并最后按照其職務(wù)統(tǒng)計(jì)分類(lèi)；
統(tǒng)計(jì)交通路線(xiàn)，到達(dá)時(shí)間，飛機(jī)或火車(chē)，安排接送，詳細(xì)寫(xiě)清楚參會(huì)人員所屬區(qū)域、姓名、性別、職務(wù)、電話(huà)；
▲聯(lián)系酒店：聯(lián)系房間
預(yù)定房間（數(shù)量、類(lèi)型、時(shí)間、價(jià)格）
→聯(lián)系會(huì)議室
會(huì)議廳（容量、時(shí)間、設(shè)備、價(jià)格）
→餐飲安排
是否需要在會(huì)議時(shí)準(zhǔn)備茶點(diǎn)，是否需要在會(huì)后安排一個(gè)宴會(huì)，是否需要提供飲用水，正餐有多少人安排多少桌
▲會(huì)議準(zhǔn)備材料：
1、領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)稿；
2、發(fā)放資料：會(huì)議日程安排表、鉛筆和紙、講演稿（不做保密的可以為與會(huì)代表每人一份）、其他文件、房卡等；
3、會(huì)議設(shè)備：電腦、投影儀、激光筆、話(huà)筒、錄音錄像設(shè)備；
▲場(chǎng)地布置：
1、會(huì)議橫幅
2、主席臺(tái)的安排：誰(shuí)？幾個(gè)人？怎樣安排？是否需要銘牌？位置如何安排、會(huì)場(chǎng)的衛(wèi)生、椅子、凳子、是否夠用？怎樣安排？是多個(gè)分店（部門(mén)）的來(lái)的，除主管和中層外，其他要分區(qū)坐（座），一個(gè)團(tuán)隊(duì)一個(gè)區(qū)域。
3、燈光、音響、話(huà)筒、空調(diào)、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)試的人員，會(huì)場(chǎng)都要作好安排?。ㄔO(shè)備最好準(zhǔn)備2套以上）
4、如果發(fā)放獎(jiǎng)品：要提前準(zhǔn)備好，先發(fā)的放在上面，后發(fā)的放在下面（但要注意不要混淆、怕壓的物品要注意單放）。準(zhǔn)備的禮儀人員是否設(shè)置好上臺(tái)的時(shí)間、路線(xiàn)、方式？穿戴是否整齊、符合要求？會(huì)前是否進(jìn)行過(guò)演練？
5、非常重要的會(huì)議，請(qǐng)速記員。
6、國(guó)際性會(huì)議，準(zhǔn)備同音翻譯。
▲支出預(yù)算：文件資料、路費(fèi)、房間、餐飲、會(huì)議場(chǎng)地租借、相關(guān)設(shè)備及現(xiàn)場(chǎng)布置都需要花錢(qián)，大概多少費(fèi)用也要在方案結(jié)尾概算一下。
▲部門(mén)分工
二、會(huì)中安排
設(shè)立簽到處：參會(huì)人員統(tǒng)一簽到，領(lǐng)取房卡，發(fā)放資料袋，說(shuō)明注意事項(xiàng)（比如手機(jī)、著裝），咨詢(xún)返程時(shí)間及交通路線(xiàn)，統(tǒng)計(jì)并通知安排；
餐飲問(wèn)題：選擇對(duì)應(yīng)的主管交流、座談，要注意事先安排：那些人去？吃什么？不吃什么？在哪里？
注意事項(xiàng)：
1、空調(diào)的溫度問(wèn)題（作為主導(dǎo)會(huì)議方必須全程關(guān)注，溫度是否過(guò)高、過(guò)低），會(huì)場(chǎng)的空調(diào)在冬天合適，是否在夏季可以？（如果在高樓層，因?yàn)闇囟葧?huì)往上走，導(dǎo)致原空調(diào)失效），這些必須在會(huì)議前進(jìn)行安排，可以提前進(jìn)行降溫或升溫！
2、燈光音響效果：
2、沖水：沖水不能沖著對(duì)方，要拿起杯子，不要對(duì)著領(lǐng)導(dǎo)沖水，不要擋住領(lǐng)導(dǎo)形象，不能直接在桌面上沖等。（1、整個(gè)會(huì)議的過(guò)程中要保證有飲用水。2、要保證每一個(gè)人都有水喝，但不要試圖在沖水時(shí)每一個(gè)都去沖。3、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)、主席臺(tái)、主持人、特殊人物一定要保證有水，參會(huì)者不一定照顧到。）
3、會(huì)議中途休息：放音樂(lè)，1、播放時(shí)要注意選擇歌曲，要選擇輕音樂(lè)，膾炙人口的歌曲，避免流行歌曲、搖滾等不適合場(chǎng)景的歌曲2、聲音一定不能太吵，因?yàn)殚_(kāi)會(huì)大腦都容易類(lèi)，在下一節(jié)會(huì)議時(shí)會(huì)產(chǎn)生疲勞感3、在快開(kāi)始前1-2分鐘關(guān)掉音樂(lè)，一般這是大家入座的通知，這時(shí)主持人要上臺(tái)組織大家入座。
4、確保條幅、話(huà)筒、投影儀、電腦、桌簽、咖啡杯、茶水等正常
5、確定會(huì)議記錄人員、話(huà)筒接遞員、會(huì)議攝像者等；
會(huì)后收尾
▲退房：結(jié)賬，收回房卡安置好不能及時(shí)離開(kāi)的與會(huì)者。
▲送站：根據(jù)返程時(shí)間，統(tǒng)籌規(guī)劃，送參會(huì)人員
▲會(huì)議照片：如有人需要，抽時(shí)間拷給他們，會(huì)后郵件發(fā)送很不方便
▲收拾：會(huì)議物品，避免忙中出錯(cuò)，遺漏東西
▲整理會(huì)議記錄，總結(jié)為會(huì)議紀(jì)要
▲進(jìn)行會(huì)議總結(jié)，分析不足之處，保留不錯(cuò)環(huán)節(jié)
會(huì)議指南：一、會(huì)議背景及目的、會(huì)議主題及議題、參辦單位、 大會(huì)主席、副主席、會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)；
二、參會(huì)嘉賓名單（姓名及職務(wù)）
三、會(huì)議日程安排（時(shí)間、地點(diǎn)、）
四、旅游安排（集合時(shí)間、地點(diǎn)，負(fù)責(zé)人，備用品，目的地，餐飲）
五、會(huì)議須知（所需證件、會(huì)議要求、注意事項(xiàng)）
注意事項(xiàng)
統(tǒng)計(jì)參會(huì)人員表格：姓名、電話(huà)
簽到表：姓名、電話(huà)、性別、資料領(lǐng)取、簽字、備注
到達(dá)時(shí)刻表：姓名、電話(huà)、路徑、班次、時(shí)間
房間安排：姓名、電話(huà)、性別、時(shí)間
訂票:姓名、電話(huà)、身份證、人數(shù)
