觀眾邀請工作的計劃包括資料收集與整理的時間安排、不同形式邀請廣告或函件的設計安排、發(fā)送邀請的時間、經費預算等內容。
控制成本 提前邀請
觀眾邀請工作一般需要與展覽會展位銷售工作同步，專業(yè)性展覽會尤其如此。專業(yè)性展覽會收集和整理專業(yè)觀眾的信息資料，工作量較大，需要較長時間，一般應配備人員專門負責。其中，信息錄入電腦工作還須另行配備人手。
根據(jù)展覽會的性質，在明確觀眾定位和邀請形式后，便可進行邀請廣告或函件的設計工作。發(fā)送邀請的時間因展覽會性質不同而有所區(qū)別。普通觀眾參觀的展覽會，一般在展覽會開幕前30天之內發(fā)送邀請，或通過媒體發(fā)布展覽會信息，或針對特定人群發(fā)送門票。媒體發(fā)布展覽會信息的頻次，向特定人群發(fā)送門票的規(guī)模，既要根據(jù)需要，也要考慮成本的負擔。
專業(yè)觀眾參觀的展覽會，一般在展覽會開幕前50-60天之內展開邀請工作。除通過媒體發(fā)布展覽會信息外，向專業(yè)觀眾郵寄的邀請函集中于展覽會開幕前20天左右時間發(fā)出，一般每隔一周發(fā)一次，需要發(fā)送兩至三次。每次郵寄邀請函的內容應有所不同，如第一次可以是請柬式邀請函，第二次可以是告知展覽會配套活動具體日程邀請函，第三次可以是附有展位平面圖的邀請函。采用電子郵件方式邀請專業(yè)觀眾，一般需要安排三次以上的發(fā)送。其每次邀請內容與郵寄邀請內容相似。在邀請函的設計上應注意體現(xiàn)電子郵件的特點。電子郵件邀請函的主題一定要明確，以免被互聯(lián)網(wǎng)的過濾軟件誤判為垃圾郵件。采用手機短訊方式邀請專業(yè)觀眾，多安排在展覽會開幕前一周和展覽會期間發(fā)送。一般需要安排三次以上的發(fā)送。手機短訊邀請的內容應簡明，一般控制在70個字左右。每次短訊邀請的內容應有所側重，邀請語言多為提示性質，旨在提醒專業(yè)觀眾及時參觀展覽會。展覽會組織機構采用電子郵件或手機短訊方式邀請專業(yè)觀眾，應通過互聯(lián)網(wǎng)建立或電訊網(wǎng)絡建立群發(fā)的平臺。
善用媒體 有的放矢
邀請普通觀眾參觀展覽會，主要是通過傳媒發(fā)布展覽會的信息，從而達到告知普通觀眾的目的。
除報紙、電臺、電視臺、網(wǎng)站等大眾媒體外，通過展覽會所在城市的其它媒體發(fā)布廣告，如公共汽車車體、樓宇電視、戶外路牌、建筑物戶外廣告牌等，也是告知普通觀眾的方式。還有通過發(fā)送展覽會門票的方式傳播信息的。
邀請普通觀眾的信息，主要是告知展覽會的展品范圍及特點、展覽地點和時間等內容。發(fā)布信息的時間一般安排在展覽會開幕前一周之內，甚至包括展出期間。一般而言，廣告投入較多、發(fā)布信息較密集、廣告和新聞宣傳互相配合較好的展覽會，對觀眾影響較大，邀請效果較好。
由于展覽會的題材不同，所針對的觀眾各不相同，選擇發(fā)布信息的媒體和方式也不相同。如主要針對中老年人和婦女觀眾的日常生活消費品展覽會，一般選擇都市類報紙(如展覽會在上海，會選擇《新民晚報》;在北京，會選擇《北京晚報》、《新京報》)或廣播電臺;如主要針對中產階層人士和中青年人群中的白領人士的精致生活消費品展覽會，可選擇有影響的門戶網(wǎng)站，還可依托一些相關的俱樂部或聯(lián)誼會等團體發(fā)送門票;如主要針對高消費人群的高端生活用品、奢侈用品展覽會，在選擇與其定位相匹配媒體發(fā)布信息的同時，還需要積累觀眾個人的信息資料，以便采取郵寄專函或發(fā)送手機短訊、網(wǎng)絡信函的方式邀請。
展覽會邀請專業(yè)觀眾的途徑有六：一是，通過媒體發(fā)布展覽會信息;二是，通過電話邀請;三是，通過郵寄邀請函;四是，通過互聯(lián)網(wǎng)發(fā)送邀請函;五是，通過手機發(fā)送邀請短訊;六是，通過參展客商邀請他們的用戶。其中，電話、郵寄信函、手機短訊是主要途徑。
邀請專業(yè)觀眾的媒體，主要是與展覽會題材相關的專業(yè)媒體，即行業(yè)性或專業(yè)性的雜志、報紙或網(wǎng)站。目前，通過網(wǎng)站發(fā)布信息的展覽會，呈明顯上升趨勢。通過媒體邀請專業(yè)觀眾的優(yōu)點是：信息容量較大，信息存留時間長，可對展覽會進行深度宣傳，展覽會信息和媒體信息可產生互動作用。在操作上，對選擇的媒體及其發(fā)布內容、形式和時間等方面，均需早作策劃，包括用展位和媒體互換廣告的洽商。
電話邀請是最有效的形式。因可通過語言溝通，知道對方是否前來參觀;即便對方不愿意來，也可了解原因。郵寄信函邀請專業(yè)觀眾，仍然是多數(shù)展覽會采取的方式。其需要展覽會組織機構掌握較為豐富的專業(yè)觀眾信息資源。其優(yōu)點是較為正式和禮貌，令收信人印象深刻，但郵寄信函的費用較高
每年定期舉辦的展覽會，需及時評估上屆展覽會邀請觀眾的效果，如認為存在問題，則應在新一接展覽會發(fā)布信息時進行調整
