如何將展覽品安全、準時、經濟地運到展在國的展覽館，并復運回國?一般均全權委托外運公司進行（外運公司通常又與其在展地國的運輸代理公司合作進行）。按外運公司的要求，展覽組織者應提供有關展覽品的資料，展覽會地址、日期、收件人，以及展覽品箱號、嘜頭、懈裝、尺碼、毛重、凈重、以及總的體積和重量等。

　　應該提請注意的事項尚有：
 
　　抵港時間，最好稍微留有余地，以防港口至展館途中的意外延誤。但抵港時間亦不宜過早，一會增加倉儲費用，二會增加展品受損的可能。
 
　　展覽品使用出口包裝，具備集裝箱運輸條件的，盡量使用集裝箱運輸方式；在散裝出運時，盡量地配載時考慮到港后卸貨的便捷。
 
　　嘜頭、箱號、裝卸運輸標志要力求明顯，展覽道具箱外嘜頭的擬定，一般以取展在國大寫第一個字母，加上展出年，如1988年赴意大利展覽，嘜頭即可定為道具箱外刷制的嘜頭，及各類標志，通常為：嘜頭、箱號、體積、重量、吊釣批示符號和防雨、易碎等安全標志。
 
　　需要加以說明的幾點是：
 
　　送海關之一式兩份的展覽品清單：
 
　　. 樣張；
 
　　. 分類列出.通常分有展品清冊、賣品清冊、宣傳品清冊、展覽道具清冊；
 
　　. 文種系展出國文種與展在國文種相對照；
 
　　. 有些國家要求標明每件展品毛重、凈重；
 
　　需交驗本國出口商品檢驗局出具的展品與賣品商檢證書；
 
　　對某些食品、毛皮制品等，尚須出具檢疫證書。
 
　　2、展覽品的安全與保險
 
　　出國展覽品的投保，我國一般在國內投保，投保的項目，一般是火險、水險、盜竊險。投保的作用，主要是防備萬一發(fā)生事故和失竊，尚可得到部分的補償。但補償永遠不會同失去的價值相等，特別供展覽、銷售的展賣品，推動了就等于失掉了市場時機，其看不見損失是難以追加的。所以，防患于未然是至關緊要的大事。防火處理、防火裝置、防盜措施、安全守衛(wèi)與檢查制度，都應完善和健全，并貫穿于開箱至裝箱的整個展覽活動過程。特別是對那些“價值連城”的珠寶、文物之類，更應重點加以保護，力求做到萬無一失。
 
　　3.展覽品的處理
 
　　對展覽品的處理，一般有這樣幾種情況：
 
　　國內指定不出售的，應原件運回；貴重展品，一般可采取個別成交的辦法，或寄售的辦法。若二者都不成，則需運回；中、低檔的商品，一般采取折扣包銷的辦法，在展覽中蒙塵、光彩失色、吊掛受損之物，折扣較大（商檔的商品、藝術品一般不打折扣，有些令人矚目的精品，相反因展覽而身價上升）。
 
　　展覽道具類，除了鋁合金組裝式道具之外，一般不具有重復使用價值的東西，出于運費過大的考慮，大多就地處理或出售，或贈送，或作廢物處理。
 
　　一個展覽會的價值，往往會被為數不多的貴重展品占去一半或大半。所以展品處理的重點實際就在這些貴重展品的出售上，很多展團為此大傷腦筋。而橫濱1980年上海工藝美術展覽為些提供了良好的經驗。在展覽開幕之前，將貴重展品做成精致的樣本，附上一張開幕請貼，通過當地的贊助機構派人送到當地的一些準買主手中，這就為目標買主。