會展招展函是辦展機構(gòu)為了招攬目標(biāo)參展商參展而對會展基本情況和將要達(dá)到的目標(biāo)、任務(wù)進(jìn)行介紹的文本文件。招展函以向目標(biāo)參展商說明會展的有關(guān)情況，引起他們參加會展活動的興趣為目的，提供相關(guān)資料給目標(biāo)參展商。
招展函的主要作用是向目標(biāo)參展商說明會展的有關(guān)情況，并引起他們對參加會展的興趣。招展函是會展進(jìn)行展位營銷時的核心資料之一，也是目標(biāo)參展商最初了解會展情況的主要信息來源。因此招展函的策劃和編印工作在會展的招展策劃和展位營銷工作中占有重要地位。
(一)會展招展函的內(nèi)容
招展函主要包括以下內(nèi)容：
1．會展的基本內(nèi)容。
(1)會展名稱。
會展名稱一般放在會展招展函封面最醒目的位置，會展的名稱一般用較大字體著重表示。如果會展是國際性的，會展的名稱還包括其英文名稱。
(2)會展的舉辦時間和地點。
會展的舉辦時間和地點一般放在會展招展函的封面。舉辦時間也可以放在招展函的內(nèi)頁，只不過放在封面的舉辦時間是會展的正式展覽時間；放在內(nèi)頁的舉辦時間往往還包括會展的布展、撤展和對專業(yè)及普通觀眾的開放時間等。舉辦地點需要介紹會展場館所在的城市位置、場館容量、配套設(shè)施和周邊環(huán)境等。
(3)辦展機構(gòu)。
辦展機構(gòu)包括會展的主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位和支持單位等，有時候還包括會展的批準(zhǔn)機構(gòu)。它們通常被放在會展招展函的封面。
(4)辦展起因和辦展目標(biāo)。
簡要說明舉辦該會展的原因和將要達(dá)到的目標(biāo)，如果是已經(jīng)連續(xù)舉辦多次的會展，那么對往屆會展的回顧將是十分必要的。
(5)會展特色。
用簡潔的語言概括會展的特色，以易于傳播為撰寫標(biāo)準(zhǔn)。
(6)展品范圍。
詳細(xì)地列明會展的展品范圍，有時候還包括會展的展區(qū)劃分，供參展商做參展決策時參考。
(7)價格。
列明會展的各種價格，包括空地價格、標(biāo)準(zhǔn)展位價格、室外場地價格等。對于標(biāo)準(zhǔn)展位，一般還要對其基本配置做出詳細(xì)說明。
